Metodologia AGILE SCRUM: cos’è e come applicarla

I principi della metodologia AGILE SCRUM e i vantaggi di applicarli all’organizzazione aziendale

Negli ultimi anni i modelli di gestione aziendale si sono dovuti adattare alle nuove condizioni “turbolente” di produzione, caratterizzate da altissima competizione e richieste di maggiore produttività, velocità e qualità. Un contesto che ha portato al cambiamento della natura dei progetti da gestire, per i quali i principi del management “tradizionale” non bastano più.
Proprio per aiutare i PM e l’organizzazione aziendale nella gestione di “progetti complessi”, sono state introdotte metodologie e tecniche evolute di project management: la metodologia AGILE SCRUM.
Queste tecniche sono fondamentali nella Digital Transformation dove l’innovazione e la rapidità sono elementi chiave.

Cosa sono le metodologie Agile?

La metodologia Agile (o Lightweight methodologies o anche agile methodology ) nasce in ambito IT a metà degli anni ‘90 in contrapposizione (ed evoluzione) al cosiddetto metodo Heavyweight. Si tratta di una procedura innovativa basata sull’interazione continua con gli stakeholder, la cui soddisfazione è determinante per la buona riuscita del progetto e per lo sviluppo agile dell’organizzazione.

I metodi agili sono esattamente il contrario dei metodi a cascata (detti anche waterfall) così come agli altri metodi più tradizionali di sviluppo. Al contrario dei metodi a cascata che utilizzano un sistema di sviluppo rigido e strutturato le metodologie agili sono più fluide e quindi non “ingabbiate”, il loro l’obiettivo principale è la consegna (o le consegne) del progetto al cliente in tempi brevi.

Una metodologia Agile che si rispetti deve seguire 4 prìncipi (così come descritto per la prima volta nel Manifesto Agile nel 2001):

1. Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumenti;
2. Il software funzionante più che la documentazione esaustiva;
3. La collaborazione col cliente più che la negoziazione dei contratti;
4. Rispondere al cambiamento più che seguire un piano.

L’idea della metodologia Agile non si basa sull’approccio classico e lineare di progettazione, ma sulla possibilità di realizzare un progetto per fasi, chiamate “sprint”. Ad ogni sprint corrisponde una nuova funzionalità e viene verificata la soddisfazione del cliente, al quale viene mostrato il lavoro svolto fino a quel punto. Un sistema iterativo (ed interattivo) che consente di apportare agilmente modifiche al progetto, di abbattere i costi di produzione e, soprattutto, di evitare effort inutili ed un eventuale fallimento del progetto.

La stessa filosofia alla base dell’MVP (Minimum Viable Product), strategia fondamentale in pieno “approccio startup” attraverso la quale si può velocemente testare un prodotto o un servizio sul mercato iniziando con una presentazione, un adv o una landing page. Anche qui si tratta di un processo iterativo durante il quale l’idea e la forma iniziale del progetto vengono modificati e adattati in base ai feedback ricevuti dagli utenti iniziali (early adopters). Un processo che continua finché non si raggiunge il prodotto desiderato (appunto, dagli utenti).

Framework SCRUM: significato

Sebbene più o meno tutti sappiano ormai cos’è la metodologia Agile e quali siano i suoi indiscutibili benefici, chi si addentra nella materia per curiosità o necessità sempre più spesso si pone la domanda “ma lo Scrum cos’è”?

Scrum è il metodo Agile più diffuso, particolarmente indicato per progetti complessi ed innovativi, come quelli che si riscontrano spesso nella Digital Transformation.
Si tratta di un framework, ovvero un particolare insieme di pratiche e attività, che divide il processo di gestione di un progetto in sprint per coordinare il processo di sviluppo agile del prodotto con le esigenze del committente/cliente.
La metodologia Scrum è un processo iterativo in cui gli sprint durano un tempo da 2 a 4 settimane.

La teoria alla base di questo metodo è quella del controllo empirico dei processi (empirismo), secondo la quale da un lato la conoscenza deriva dall’esperienza e dall’altro le decisioni si basano su ciò che si conosce.

Per questo motivo si prevede un processo iterativo con un approccio incrementale che ottimizza, passo dopo passo (e sprint dopo sprint), la prevedibilità ed il controllo del rischio.

La metodologia Scrum si basa sui principi della trasparenza, dell’ispezione e dell’adattamento ed è applicabile a processi già in essere.

Senza entrare troppo nello specifico ecco rivelati i tre principi in poche chiare parole:

• Trasparenza: tutti gli aspetti più significativi devono essere sempre visibili ai responsabili del risultato finale. Questo richiede che questi aspetti siano ben definiti nelle procedure e negli standard per garantire una comune comprensione di ciò che viene visto;
• Ispezione: i responsabili del risultato finale devono poter ispezionare frequentemente gli artefatti scrum (vedremo poi nel dettaglio cosa sono) ma senza intralciare, rallentare o fermare il lavoro stesso;
• Adattamento: l’adattamento nella tecnica scrum prevede che i responsabili (in genere in carico delle ispezioni) possano modificare alcuni parametri, attività o modalità di esecuzione del lavoro nel momento in cui si rendono conto che il risultato finale sarà disatteso.

Le componenti principali di SCRUM si dividono in: ruoli, artefatti ed eventi.

Lo Scrum Agile team e i ruoli

La metodologia Agile prevede che il progetto sia gestito da una squadra di professionisti, comprende tre ruoli ben definiti  e che lavorano in stretta connessione per assicurare un continuo e veloce flusso di informazioni.

1. PRODUCT OWNER: colui che conosce tutti i requisiti del prodotto e porta avanti gli interessi di tutti gli stakeholder. L’interfaccia tra il business, i clienti e i requisiti del prodotto da un lato e il team dall’altro. Deve massimizzare il valore del prodotto e del lavoro svolto dal Team di Sviluppo.
   La sua figura è di grande rilievo in quanto ha la responsabilità dell’output di progetto, in breve deve massimizzare i risultati e guidare il team di sviluppo;
2. SCRUM MASTER: il responsabile del processo, colui che deve garantire che la metodologia Scrum venga compresa ed eseguita con successo. Deve accertarsi che il team lavori in maniera coerente con lo sviluppo del progetto, eliminare eventuali ostacoli esterni allo Scrum Team che hanno impatto sulla produttività e organizzare e facilitare i meeting di confronto.
3. TEAM DI SVILUPPO: il gruppo di professionisti cross-funzionali ed auto-organizzato, il cui numero di solito si mantiene da 5 a 9. Si occupa dello sviluppo del prodotto e del testing delle funzionalità, e ha la responsabilità di organizzare le priorità trasformandole in task da completare per portare a termine quel determinato sprint.

Artefatti Scrum Agile, cosa sono?

Gli artefatti scrum della programmazione agile sono tutte quelle informazioni che vengono passate tra i ruoli del team scrum e gli stakeholder. Servono a descrivere il prodotto in sviluppo nel dettaglio, le azioni da seguire ed eseguite nel processo di sviluppo.

Gli artefatti Scrum sono 3, progettati per massimizzare la trasparenza delle informazioni chiave (sia per lo Scrum Team che per tutti gli stakeholder) e l’opportunità di ispezione e adattamento.

PRODUCT BACKLOG: è il documento che contiene la lista di tutti requisiti necessari per la realizzazione del progetto. Il Product Owner è responsabile del suo contenuto, della sua disponibilità e dell’ordinamento dei suoi elementi in base alla rispettiva priorità di svolgimento. Il product backlog è un documento dinamico e pertanto evolve allo stesso modo in cui evolve il progetto, è un documento che viene completato solo al termine del processo di sviluppo.

SPRINT BACKLOG: il documento che definisce tutti i task da completare nei singoli sprint. È una previsione fatta dal Team di Sviluppo in relazione alle priorità indicate nel Product Backlog e al lavoro necessario per raggiungere gli obiettivi dello sprint.

INCREMENTO: la somma di tutti gli elementi del Product Backlog completati durante uno sprint e durante gli sprint precedenti. Al termine dello sprint l’incremento dovrà essere realizzato in base a quanto concordato dal Team di Sviluppo per garantire un prodotto utilizzabile.

Gli Eventi Scrum Agile

Sono 4 gli eventi formali utilizzati in Scrum (con durata prefissata) per creare regolarità, sincronizzare le attività e ridurre al minimo la necessità di incontri non definiti. L’obiettivo di questi eventi è consentire trasparenza critica ed ispezione sull’andamento del progetto.

• SPRINT PLANNING: la riunione in cui il Product Owner ha stilato il Product Backlog e, in presenza del Team di Sviluppo e dello Scrum Master, descrive gli item più importanti e l’obiettivo da raggiungere nello sprint seguente. Al termine della riunione lo Scrum Master può compilare lo Sprint Backlog.
• DAILY SCRUM: un breve confronto giornaliero (della durata di 15 min) fra Team di Sviluppo e Scrum Master, il quale annota il lavoro svolto il giorno precedente e crea un piano per le prossime 24 ore (fino al prossimo Daily Scrum) per prevedere e sincronizzare le attività.
• SPRINT REVIEW: una revisione alla fine di ogni sprint per valutare se l’obiettivo prefissato è stato raggiunto e con quali risultati. Partecipa tutto lo Scrum Team e, in più, anche il committente del prodotto, al quale verrà mostrato il lavoro svolto fino a quello sprint.
• SPRINT RETROSPECTIVE: un’ulteriore analisi retrospettiva effettuata con la partecipazione di tutto lo Scrum Team per valutare cosa continuare a fare, cosa smettere di fare e cosa migliorare nello sprint successivo per ottenere performance ancora più efficienti.

Perché è vantaggioso applicare il metodo AGILE e SCRUM all’interno di un’azienda?

Se queste metodologie sono nate in contesto informatico, applicate allo sviluppo software, i processi e i principi che le regolano li rendono vantaggiosi per qualunque sistema aziendale che si ritrovi ad affrontare la gestione di progetti innovativi e complessi, come quelli che comporta la Digital Transformation.

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Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumenti.

Per aiutare i PM e l’organizzazione aziendale nella gestione di “progetti complessi”, sono state introdotte metodologie e tecniche evolute di project management

La decisione di stabilire una struttura gerarchica all’interno del team di sviluppo è molto condizionata dall’approccio adottato dal project manager.

Quale sistema Agile è più adatto in agenzie digitali (e non)?

Quello delle agenzie digitali è un contesto in cui si sviluppano progetti di sviluppo particolarmente complessi che sono gestiti da un project manager, svolti da un team di professionisti con competenze multidisciplinari e commissionati da clienti che richiedono costante trasparenza, efficienza e implementazione.

È proprio per la natura dei progetti che si sviluppano e per la modalità di esecuzione che l’approccio SCRUM ne facilita l’allineamento interno di produzione, l’allineamento esterno con il cliente e la riuscita finale con molti vantaggi.

• Per l’azienda: – velocità di esecuzione; – minore dispersione delle risorse; – migliore relazione con i clienti; – migliore soddisfazione finale dei clienti.
• Per il team: – responsabilizzazione; – visibilità dell’efficacia del lavoro svolto; – conseguente empowerment.
• Per il management: – allineamento più semplice con il business; – pianificazione e monitoraggio più efficienti; – risoluzione immediata di eventuali problemi; – chiara panoramica dello stato complessivo del progetto; – opportunità di correggerne ed ottimizzare le linee strategiche.

Per tutti questi motivi e per i principi alla base della filosofia AGILE che valorizzano le persone, le interazioni, la collaborazione e il cambiamento, applichiamo Scrum al nostro sistema aziendale nell’approccio ad ogni singolo progetto che ci commissionano i nostri clienti.

Vi lavoriamo a blocchi operativi integrati, portando a termine step indipendenti (sprint, nel linguaggio SCRUM) che rispettano obiettivi coerenti stabiliti a monte per ogni fase, in base alle priorità e alle esigenze del cliente.

Il confronto interno del team e il feedback esterno del cliente ad ogni fase permettono lo sviluppo di un vero valore competitivo del prodotto e dei servizi offerti, promuovendo qualità, efficienza e fiducia.

Con l’approccio Agile Scrum, gli sviluppatori di codice delle aziende riescono a lavorare in un ciclo di miglioramento continuo. Questa reinvenzione del processo di sviluppo software è una trasformazione radicale che mette in luce la differenza tra le metodologie tradizionali e l’innovativo utilizzo di Agile Scrum.

Un dato fondamentale da considerare è come la frequenza dei cambiamenti, definita dalle iterazioni nello sviluppo, permetta agli sviluppatori di affrontare ogni problema tempestivamente. Rispettando la filosofia Agile, tutta l’attenzione si rivolge ai valori umani e alla flessibilità, anziché alla mera conformità ai processi prestabiliti.

Questo articolo evidenzia come, nonostante le numerose sfide, l’adozione dell’Agile Scrum porti a un notevole miglioramento nell’efficienza del team di development.

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